01Entwicklertools aktivieren
Diese Nachrichten, häufig in Form einer wahren Mail-Flut, sorgen bei den anderen Personen in der Gruppe für unnötige Ablenkung. Damit das nicht passiert, können Sie ein eigenes Formular erstellen, bei dem die Option Allen antworten deaktiviert ist.
- Microsoft Outlook für Windows
Klicken Sie in Outlook zunächst auf den Datei-Tab. - Microsoft Outlook für Windows
In der sogenannten Backstage-Ansicht wechseln Sie zu den Optionen. - Microsoft Outlook für Windows
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie zu „Menüband anpassen“ navigieren. - Microsoft Outlook für Windows
Jetzt setzen Sie in der rechten Liste ein Häkchen vor „Entwicklertools“ und bestätigen die Änderung mit einem Klick auf die OK-Schaltfläche. - Microsoft Outlook für Windows
Klicken Sie nun im Hauptfenster von Outlook unter „Entwicklertools“ auf „Ein Formular entwerfen“. - Microsoft Outlook für Windows
Im folgenden Dialog selektieren Sie in der Liste den Eintrag „Nachricht“ und öffnen ihn. - Microsoft Outlook für Windows
Als Nächstes wechseln Sie zum Tab „(Aktionen)“, markieren in der Tabelle darunter „Allen antworten“ und klicken unten auf den Eigenschaften-Button. - Microsoft Outlook für Windows
Weiter geht es im Fenster „Formularaktionen: Eigenschaften“. Hier entfernen Sie rechts oben das Häkchen vor „Aktiviert“ und bestätigen die Änderung mit „OK“. - Microsoft Outlook für Windows
Danach klicken Sie im Fenster mit der unbenannten Nachricht auf „Veröffentlichen / Formular veröffentlichen unter“. - Microsoft Outlook für Windows
Es öffnet sich ein weiterer Dialog. Stellen Sie sicher, dass oben im Pulldown-Menü die Option „Bibliothek für persönliche Formulare“ ausgewählt ist. Dann geben Sie im Feld „Angezeigter Name“ eine aussagekräftige Bezeichnung ein und klicken auf „Veröffentlichen“. - Microsoft Outlook für Windows
Danach schließen Sie das Fenster mit der unbenannten Nachricht und übernehmen Ihre Änderungen per Ja-Button. - Microsoft Outlook für Windows
Um die neue Option zu nutzen, wechseln Sie im Ribbon zu den Entwicklertools und klicken auf „Formular auswählen“. - Microsoft Outlook für Windows
Anschließend öffnen Sie in der Bibliothek für persönliche Formulare Ihr zuvor erstelltes Formular. - Microsoft Outlook für Windows
Nun verfassen Sie wie sonst auch Ihre E-Mail und schicken sie ab. - Microsoft Outlook für Windows
Sofern die Empfänger der Nachricht ebenfalls Outlook nutzen, ist die Schaltfläche „Allen antworten“ jetzt ausgegraut.
Falls noch nicht geschehen, müssen Sie erst einmal die Entwicklertools aktivieren. Dazu wechseln Sie in Outlook über den Datei-Tab zur sogenannten Backstage-Ansicht. Dann klicken Sie auf Optionen und im neuen Fenster auf Menüband anpassen. Im folgenden Dialog aktivieren Sie rechts in der Liste die Checkbox Entwicklertools und bestätigen die Änderung mit OK.
02Formular entwerfen
Zurück im Hauptfenster von Outlook wechseln Sie im Menüband (dem sogenannten Ribbon) zur Registerkarte Entwicklertools. Wählen Sie anschließend in der Gruppe Benutzerdefinierte Formulare die Option Ein Formular entwerfen. Im nächsten Dialog markieren Sie in der Liste den Eintrag Nachricht und klicken auf Öffnen.
03Eigenschaften entfernen
Daraufhin wird ein Fenster mit einer unbenannten Nachricht angezeigt. Hier wechseln Sie zum Tab (Aktionen), markieren in der Tabelle darunter die Zeile Allen antworten und klicken unten auf den Eigenschaften-Button. Im folgenden Dialog mit der Bezeichnung Formularaktionen: Eigenschaften entfernen Sie rechts oben das Häkchen vor Aktiviert und bestätigen die Änderung mit OK.
04Formular veröffentlichen
Nun klicken Sie im Fenster mit der unbenannten Nachricht im Ribbon auf Veröffentlichen / Formular veröffentlichen unter. Stellen Sie in der Dialogbox, die sich öffnet, sicher, dass oben neben Suchen in die Option Bibliothek für persönliche Formulare ausgewählt ist, und geben Sie neben Angezeigter Name eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung ein.
In unserem Beispiel nennen wir das Ganze Allen antworten deaktiviert. Dieser Name wird automatisch in das Feld Formularname übernommen, bei Bedarf können Sie ihn anpassen. Mit einem Klick auf Veröffentlichen verlassen Sie diesen Dialog wieder. Danach schließen Sie das Fenster mit der unbenannten Nachricht und bestätigen das Speichern der Änderungen mit Ja.
Um die neu eingerichtete Option zu nutzen, wenn Sie eine E-Mail an einen größeren Empfängerkreis senden, wechseln Sie im Menüband zu den Entwicklertools. Dann klicken Sie auf Formular auswählen, legen im folgenden Fenster neben Suchen in den Ordner Bibliothek für persönliche Formulare fest, wählen Ihr selbstentworfenes Formular aus und klicken auf Öffnen.
Nun schreiben Sie wie üblich Ihre E-Mail und schicken sie ab. Bei den Empfängern der Nachricht, die Outlook verwenden, ist die Schaltfläche Allen antworten jetzt ausgegraut.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Outlook für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)